เทคโนโลยีสำนักงาน
-- เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology) คือ เทคโนโลยี 2 ด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีโทรคมนาคม ที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว
เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน
-----1. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ได้แก่ เทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ เทคโนโลยีซอฟต์แวร์ และเทคโนโลยีฐานข้อมูล
-----2. เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร ฯลฯ
-----3. เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ฯลฯ
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในสำนักงาน
เทคโนโลยีที่นำเข้ามาใช้ในสำนักงานนั้น สามารถแบ่งได้เป็น 4 ระดับ คือ
-----1. ระดับปฏิบัติการ เข้ามาช่วยในกิจกรรมบางอย่างที่ต้องทำซ้ำ ๆ กันโดยไม่ต้องมีการตัดสินใจ
-----2. ระดับสนับสนุนการทำงาน เข้ามาช่วยในการรวบรวมข้อมูล ข่าวสารที่ใช้ในกิจการ การจัดการระบบจัดเก็บเอกสาร
-----3. ระดับบริหาร ช่วยในการควบคุม ตรวจสอบการปฏิบัติงานต่าง ๆ ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในการทำงาน
-----4. ระดับกลยุทธ์ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดกลยุทธ์เพื่อต่อสู่แข่งขันกับคู่แข่งในระยะยาวโดยคำนึงถึงสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงทั้งภายในและภายนอกของธุรกิจ
หลักสำคัญในการจัดการเทคโนโลยี
---1. มีนโยบายในการจัดการเทคโนโลยี
---2. มีผู้รับผิดชอบในการจัดการเทคโนโลยี
---3. มีการวางแผนการปฏิบัติงานไว้ล่วงหน้า
---4. มีการจัดสสรรทรัพยากรสำหรับการปฏิบัติงาน
---5. มีการจัดฝึกอบรมผู้ปฏิบัติงาน
---6. มีการกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
---7. มีการดำเนินงานตามกิจกรรมที่กำหนดไว้
---8. มีการวัดผลการดำเนินงาน
---9. มีการจัดเก็บบันทึกรายละเอียดการดำเนินงานอย่างครบถ้วน
---10. มีการรายงานผลต่อผู้บริหารระดับสูง
ความล้มเหลวหรือความผิดพลาดที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีมาใช้
---1. การขาดการวางแผนที่ดีพอ
---2. การนำเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสมมาใช้งาน
---3. การขาดการจัดการหรือสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง
ประเภทของสำนักงาน
---1. สำนักงานของภาครัฐ ได้แก่ กระทรวง กรม กอง หรือสถานที่ของทางราชการทั้งหมด
---2. สำนักงานของภาคเอกชน ได้แก่ บริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด ร้านค้า ห้างร้านหรือสถานประกอบการอื่น ๆ
ลักษณะของงานสำนักงานที่สำคัญ มี 7 ด้าน ได้แก่
--1. ด้านบริการผู้บริหาร
--2. ด้านข้อมูลและเอกสาร
--3. ด้านอาคารสถานที่ พัสดุและอุปกรณ์
--4. ด้านการจัดการบุคลากร
--5. ด้านการเงินและการบัญชี
--6. ด้านการจัดการประชุม
--7. งานประชาสัมพันธ์
สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง กระบวนการในการนำเอาระบบการสื่อสารข้อมูลที่ทันสมัยแบบเครือข่าย เข้ามาช่วยในงานสำนักงานเพื่อที่จะให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการบันทึกข้อมูลข่าวสารและสื่อไปยังผู้ต้องการใช้ได้ทันที
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
--1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
--2. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
--3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
--4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
--5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี
องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย
--1. บุคลากร
--2. กระบวนการปฏิบัติงาน
--3.เอกสารข้อมูลสารสนเทศ
--4. เทคโนโลยี
--5. การบริหารจัดการ
เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย
--1. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
--2. เทคโนโลยีโทรคมนาคม
--3. เทคโนโลยีภาพกราฟิก
--4. ระบบอินเทอร์เน็ต
ระบบที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
--1. การเก็บค้นด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
--2. การส่งข้อมูลข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
--3. การวางรูปแบบของเอกสารด้วยระบบประมวลผลคำ
--4. การใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการบริหาร
--5. การใช้ระบบเสียงหรือ Voice Processing
ระบบสารสนเทศสำนักงาน แบ่งเป็น 4 ประเภท
--1. ระบบการจัดการเอกสาร
--2. ระบบการจัดการข่าวสาร
--3. ระบบการประชุมทางไกล
--4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น